Mõttekoda Praxis on Eesti esimene sõltumatu, mittetulunduslik ja avalikes huvides tegutsev mõttekeskus. Meie missioon on rikastada avalikku arutelu, luua väärtuslikke teadmisi ning mõjusaid lahendusi poliitikakujundajatele, vabakonnale ja teistele ärksatele inimestele. Meid innustab mõte, et oma tööga aitame kaasa Eestit edasi viivate oluliste muutuste sünnile, mis on eeskujuks mujalgi maailmas.

Otsime Praxisesse elurõõmsat ja hea organiseerimisvõimega inimest, kes oskab samaväärselt dokumenditööle ja assisteerimisele märgata ja hoolitseda ka kontori ja inimeste eest.

Ametikoha eesmärk on tagada Mõttekoja Praxis infovahetuse, dokumendihalduse, kontoritöö ning töötajate üldise juriidilise teenindamise sujuv toimimine.

Sinu peamisteks tööülesanneteks on:

• Mõttekoja dokumendihaldus ja koostöö IT-toega - olemasoleva süsteemi/praktika tundmine, korrashoid ja vajadusel tugi, edasiarendus vastavalt vajadusele, kolleegide vajaduste vahendamine IT-toele - osalt lihtsamate asjade ise lahendamine;
• Finantsjuhi assisteerimine - kuludokumentide sisestamine Directosse, lihtsamate väljavõtete tegemine, ostuarvete jälgimine, lepingute registreerimine;
• Hool füüsilise töökeskkonna eest - sh kohalolek - uks ja telefon - ja esimeseks kontaktiks olek nii elektrooniliselt kui füüsiliselt;
• Tugi hangete keskkonnas pakkumuste dokumentide koostamisel, vormistamisel ja esitamisel; abi hangete ja taotluste registrite jälgimisel;
• Mõttekoja projektide toetamine - korraldus - nt õppevisiitidele, arendustegevustele või eri osapooli kokku toovatele seminaridele;
• Praxise nõukogu protsessi toetamine - suhtlus nõukogu liikmetega, koosolekule kokku toomine, koosoleku ettevalmistus ja tugi;
• Praxise (ühis)ürituste korraldamises kaasa löömine.

Sinu kogemusi ja teadmisi iseloomustab:

• Varasem iseseisev töökogemus sekretäri ja / või büroojuhina;
• Koostööle orienteeritus, eri osapooltega toimetulek - sekretär on sageli esmane kontakt, kelle poole pöördutakse ning sageli on vaja küsimuste lahendamist vahendada;
• Õppimisvõime - väikeses organisatsioonis tuleb olla väle, paindlik, kiire reageerimis- ja hea kohanemisvõimega;
• Stressitaluvus - mõttekoja töörütmi kujundab kolleegide projektipõhine töö, mille iseloomulik osa on tähtajad ja töömahu perioodiline tõus;
• Probleemide lahendamise oskus - nutikus ja proaktiivus aitavad sekretäril leida lahendused ootamatutele olukordadele nagu katkine nõudepesumasin;
• Arvutikasutusoskus - oskad väga hästi kasutada Office 365 (kontori)tarkvara;
• Väga hea eesti keele oskus kõnes ja kirjas;
• Hea (B1-B2) inglise keeles oskus kirjas ning suhtlustasandil kirjas - sekretär toetab analüütikuid rahvusvaheliste pakkumiste koostamisel.

Kasuks tuleb:

• Erialane (sekretäritöö / juhiabi) haridus;
• Kogemus projektipõhise tööga;
• Kogemus riigihangetega ja/või Riigihangete Registriga;
• Kogemus tööga mittetulundussektoris.

Praxise meeskonnaga liitumiseks palun saada oma CV läbi CV.ee süsteemi. Kandidaatidega võtame konkursi vältel jooksvalt ühendust. Lisaküsimuste puhul palju kirjuta katre@cv.ee