Eeldame, et kandidaadil on kutsekvalifikatsioon vähemalt "Sekretär, tase 5" või sellele vastavad kompetentsid, mis on omandatud

• eriala tasemeõppes või
• keskhariduse järgselt läbitud täienduskoolitustel või
• keskhariduse ja erialase põhjaliku töökogemuse kaudu

Meie kantselei juhti iseloomustab koostöövõime, õppimisvõime, kohanemisvõime, süsteemsus ja korrektsus, otsustusvõime, meelekindlus, sallivus ja paindlikkus. Kandideerimisel annavad eelise kutsetunnistus "Sekretär, tase 5", töökogemus haridusvaldkonnas ja elektroonilise dokumendihaldussüsteemi PINAL kasutaja praktiline kogemus.

Dokumentide haldamine ja arhiivitöö korraldamine

• korraldab ja arendab dokumendi- ja arhiivihaldust, juhindudes valdkonna õigusaktidest, standarditest, nõuetest ja vajadustest, liigitusskeemist, ning kasutades organisatsiooni infosüsteeme (Pinal jt riigikoolide infosüsteemid)
• loob sisuliselt, keeleliselt ja vormiliselt korrektseid dokumente, valides sobiva dokumendimalli, dokumendiliigi ja teabekandja ning lähtudes kehtestatud nõuetest (sh küberturvalisuse nõuetest)
• korraldab dokumendiringlust ja registreerib dokumente vastavalt nõuetele, kasutades infosüsteeme, jälgides täitmise tähtaegu ja kooli tööprotsesse
• osaleb kooli dokumendi- ja infosüsteemide arendamisel
• korraldab dokumentide, sh arhivaalide arhiveerimise, järgides kooli vajadusi, säilitusnõudeid ja -tähtaegu
• koostab arhiivi koosseisu ülevaate ja korraldab dokumentide üleandmise arhiiviasutusse ning tagab säilitustähtaja möödumisel dokumentide hävitamise vastavalt nõuetele
• järgib andmekaitsenõudeid dokumentide loomisel ja menetlemisel, lähtudes õigusaktidest ja koolis kehtestatud nõuetest (isikuandmete kaitse, juurdepääsupiirangud, avalik teave jne). Vajadusel teeb ettepanekuid andmekaitsenõuete rakendamiseks

Koolipere töö- ja suhtekorralduse toetamine

• järgib oma igapäevases töös organisatsioonikultuuri ja aitab kaasa selle hoidmisele, suhtleb korrektselt sise- ja välisklientidega, juhindudes oma töös sekretäri/juhiabi eetikakoodeksist ja
  koolis kehtestatud korrast
• vastab sissetulevatele pöördumistele korrektselt ja arusaadavalt, edastab kõned ja teated asjaga seotud töötajatele
• assisteerib direktori ja kooli nõukogu tegevust
• kasutab ja sisustab organisatsiooni suhtluskanaleid, valib teabe edastamiseks sobivaima suhtluskanali ja edastamise viisi, järgib küberturvalisuse nõudeid ja teeb ettepanekuid info liikumise parendamiseks
• osaleb erinevate projektide kavandamisel ja läbiviimisel, täites mitmesuguseid ühekordseid tööülesandeid
• valmistab ette ja teenindab koosolekuid ja kohtumisi (sh veebis), protokollib koosolekuid ja kohtumisi, lähtudes õigusaktidest ning koolis kehtestatud korrast
• täidab lähetustega korraldamisega seotud ülesandeid
• osaleb tööjõu värbamisel ja töösuhtega seotud dokumentatsiooni koostamisel vastavalt juhistele
• osaleb personali koolitusvajaduse hindamisel ja koolitustegevuste korraldamisel
• osaleb töötajate tervisekontrolli korraldamisel
• koostab ja vormistab raamatupidamise alg- ja koonddokumente vastavalt juhistele; arvestab tööaega vastavalt etteantud juhenditele
• selgitab välja kontoritarvikute vajaduse ja korraldab nende hankimise, kontrollib, et kontoriruumid on korrektsed ning vajalike vahenditega varustatud